Határidő figyelés

A belső ellenőrzés számtalan határidővel dolgozik, ezért sok esetben nehez követni azokat, főleg, ha több ellenőrzés is fut egy időben a szervezeten belül. Ennek megoldására a rendszer a jogszabályban rögzített határidőket folyamatosan figyeli és annak lejárta előtt e-mailt küld az értintett folyamatgazdának. Amennyiben a határidő lejárt, akkor 3 napig még a folyamatgazda kapja az e-mailt, de azt követően már a költségvetési szerv vezetője is minden nap kap egy tájékoztatást a feladat elmaradásáról, amíg az el nem készül és rögzítésre nem kerül a szoftverben. Nagyon fontos, hogy az e-mail küldő rendszer emberi beavatkozás nélkül működik, ezt kizárólag a benne szereplő dátumok és a kormányrendeletben megadott határidők vezérlik.   

A következő eseményekről ad e-mail-ben tájékoztatást a rendszer az érintettek számára:

• éves terv és beszámoló készítési határidő lejárta
• képzési kötelezettség felmerülése
• vizsgálat megkezdése
• jelentéstervezetre történő reagálás határideje
• jelentéstervezet lezárásának határideje (a belső ellenőr számára)
• intézkedési terv elkészítésének határideje
• az intézkedésre készült beszámolóban rögzített határidő lejárta
• a minőségbiztosítási kérdőív elkészítésének jelzése az ellenőrzött felé
• negyedévente kimutatást küld a szervezet vezetőjének a belső ellenőrzés helyzetéről pdf-ben (listák, nyilvántartások, KTM, intézkedések alakulása)